Schichtkalender

Anleitung: Schichtplan in den Kalender importieren

So kommen die Dienste aus deiner ICS-Datei in Google Kalender, Apple Kalender oder Outlook – und von dort aufs Handy. Am einfachsten geht der Import am Computer.

Vorher: ein eigener Kalender für die Schichten

Leg für den Schichtplan einen eigenen, leeren Kalender an, zum Beispiel „Schicht“. Dann kannst du alle Dienste mit einem Klick ein- und ausblenden, ihnen eine eigene Farbe geben und den ganzen Plan löschen, wenn sich dein Rhythmus ändert.

1. Google Kalender

Der Import geht nur in der Browser-Version am Computer, nicht in der App. Laut Google-Hilfe:

  1. Google Kalender im Browser öffnen.
  2. Rechts oben auf „Einstellungen“ klicken.
  3. Links „Importieren & Exportieren“ wählen.
  4. „Datei von meinem Computer auswählen“ klicken und die .ics-Datei wählen.
  5. Den Kalender wählen, in den die Dienste sollen, und auf „Importieren“ klicken.

Danach erscheinen die Dienste auch in der App auf dem Smartphone, wenn dort dasselbe Google-Konto angemeldet ist. Quelle: Google Kalender-Hilfe: Termine importieren.

2. Apple Kalender (Mac, dann iPhone)

  1. Die App „Kalender“ öffnen und einen neuen Kalender für die Schichten anlegen.
  2. „Ablage“ → „Importieren“ wählen.
  3. Die .ics-Datei auswählen und auf „Importieren“ klicken.
  4. Den Schicht-Kalender als Ziel wählen.

Liegt der Kalender in iCloud, erscheinen die Dienste danach auch auf iPhone und iPad. Quelle: Apple Support: Kalender auf dem Mac exportieren oder importieren.

3. Outlook (Windows)

In der klassischen Outlook-Version für Windows nach der Microsoft-Hilfe:

  1. „Datei“ → „Öffnen und Exportieren“ → „Importieren/Exportieren“ wählen.
  2. „iCalendar- (.ics) oder vCalendar-Datei (.vcs) importieren“ wählen und „Weiter“ klicken.
  3. Die .ics-Datei auswählen und bestätigen.
  4. „Als neu öffnen“ wählen – Outlook legt die Dienste dann als eigenen Kalender an.

Im neuen Outlook und in Outlook im Web heißen die Menüs anders; dort gibt es unter „Kalender hinzufügen“ das Hochladen aus einer Datei. Quelle: Microsoft Support: Kalender nach Outlook importieren.

4. Plan später erneuern

Ändert sich dein Rhythmus oder brauchst du das nächste Jahr, öffne deinen gespeicherten Link, passe den Plan an und lade eine neue Datei herunter. Jeder Tag trägt eine feste Kennung (UID) aus Datum und Planname; Kalender, die diese Kennung auswerten, ersetzen den alten Termin. Verlass dich nicht darauf: Am sichersten leerst oder löschst du den Schicht-Kalender vor dem neuen Import. Behalte dafür denselben Plannamen.

Die ICS-Datei ist ein einmaliger Import, kein Abo: Spätere Änderungen kommen nur mit einer neuen Datei in deinen Kalender.